Check-In Nachrichten: Eine Vorlage für die reibungslose Ankunft
Check-In Nachrichten: Eine Vorlage für die reibungslose Ankunft
Check-In Nachrichten: Eine Vorlage für die reibungslose Ankunft
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit automatisierten Check-In-Nachrichten die Gästezufriedenheit steigern und Rückfragen minimieren können. Wir zeigen Ihnen, welche Elemente in einer guten Nachricht nicht fehlen dürfen und bieten Ihnen eine praktische Vorlage zur direkten Umsetzung.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit automatisierten Check-In-Nachrichten die Gästezufriedenheit steigern und Rückfragen minimieren können. Wir zeigen Ihnen, welche Elemente in einer guten Nachricht nicht fehlen dürfen und bieten Ihnen eine praktische Vorlage zur direkten Umsetzung.
02.12.2024
xHeron
Die Kommunikation mit Gästen ist der Herzschlag des Kurzzeitvermietungsgeschäfts. Gut strukturierte automatisierte Nachrichten sind mehr als nur eine Zeitersparnis – sie sind ein strategisches Instrument zur Steigerung der Gästezufriedenheit und Umsatzoptimierung. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen aus welchen Teilen eine gut strukturierte Check-In Nachricht bestehen sollte, geben Ihnen eine Vorlage die Sie verwenden können und zeigen Ihnen wie man langfristig die Kommunikationspunkte optimiert.
1. Der Aufbau einer Check-In Nachricht
Eine gute Check-In Nachricht besteht aus (1) Begrüßung, (2) Check-In Zeiten & relevante Informationen, (3) Adresse & Anfahrt (4) Detailierte Beschreibung des Zugangs, (5) Zusätzliche Informationen wie z.B. WLAN, (6) Kontaktinformationen
Begrüßung
Begrüßen SIe den Gast und teilen Sie Ihm mit, dass Sie sich auf den bevorstehenden Aufenthalt freuen
Check-In Informationen
Teilen Sie dem Gast mit, ab wann eingecheckt werden kann. An dieser Stelle ist es ebenfalls sinnvoll dem Gast über Parkmöglichkeiten oder Gepäckabgabe zu informieren, sollte das der Fall sein. Zusätzlich können Sie an dieser Stelle auch gut die Zusatzleistung “Early Check-In” anbieten. Sollten Sie über keine eigenen Parkmöglichkeiten, oder Gepäckabgabe Verfügung, stellen Sie dem Gast öffentlich Verfügbare Optionen vor. Beispielsweise kostenfreie Parkplätze oder günstige Parkhäuser in der Nähe. Für kostengünstige Gepäckoptionen können Sie auf Lösungen wie lugaggehero.com oder stasher.com zurückgreifen.
Adresse & Anfahrt
Teilen Sie dem Gast die Adresse und die genaue Anfahrt mit.
Zugangsinformationen
Fehlende oder unvollständige Informationen für den Zugang der Wohnung ist der größte Faktor der zu Unzufriedenheit und zu Rückfragen führt. Daher ist es besonders wichtig, alle relevanten Informationen für den Zugang der Wohnung detailiert aufzuzeigen.
Schlüsselsystem
Teilen Sie dem Gast mit ob der Zugang zum Gebäude und/oder der Wohnung über ein Smart-Lock System oder über eine Keybox erfolgt. Falls Sie mehrere Wohnungen am selben Standort haben, stellen Sie sicher das Sie die Schlüsselboxen mit der jeweiligen Wohnung beschriften.
Teilen Sie dem Gast eine genaue Beschreibung, auf welchen Stockwerk sich die Wohnung befindet, wie das Stockwerk erreicht werden kann und wo die Wohnung im Stockwerk zu finden ist
Achten Sie hierbei darauf, dass die Beschreibung leicht verständlich sind und kein Platz für Interpretationen bietet
WLAN & Zusätzliche Informationen
Teilen Sie dem Gast die WLAN Informationen und weitere Wohnungs-spezifische Informationen die dem Gast helfen könnten. Beispielsweise bzgl. der Ausstattung oder den Geräten in der Wohnung
Kontaktinformationen
Teilen Sie ihre Kontaktinformationen und fordern Sie den Gast auf Sie zu kontaktieren, falls es Fragen geben sollte. Geben Sie hier auch an zu welchen Zeiten Sie erreichbar sind.
2. Nachrichten Vorlage
Liebe(r) [Vorname],
Wir freuen uns dich am [Check-In Datum] in [Ort] bald begrüßen zu dürfen!
Wie versprochen, senden wir Dir alle Informationen, die Du für einen reibungslosen Check-in benötigst.
Check-In
Ab [Check-In] Zeit Uhr kannst Du jederzeit selbst einchecken.
Solltest Du früher einchecken wollen, kannst Du dir gerne einen Early Check-In dazu buchen für [Preis/Stunde].
Bitte kontaktiere uns diesbezüglich über diesen Chat damit wir die Verfügbarkeiten überprüfen können.
Gepäckabgabe
Optional: [Gepäckabgabe vor Ort]
Optional: Leider haben wir keine Möglichkeit das Gepäck entgegenzunehmen. Wir empfehlen aber [LuggageHero/Stasher] zu nutzen. Diese sind überall in der Stadt/Ort verteilt und bieten kostengünstige Möglichkeiten für die Gepäckaaufbewahrung.
Parken
Optional: [Parken Vor Ort]
Optional: Leider haben wir Vor Ort keine Parkplätze die wir Ihnen anbieten können. Sie können jedoch kostenfrei in der [Adresse] & [Anleitung] parken, oder im [Parkhaus] in der [Adresse Parkhaus]
Adresse der Wohnung [Adresse]
Zugang zur Wohnung
Eingang Gebäude:
[Beschreiben, wo sich der Haupteingang befindet]
Stockwerk: [Welches Stockwerk?]
Zugang zum Stockwerk: [Ist ein Aufzug oder Treppenhaus vorhanden?]
Zugang zur Schlüsselbox: [Detailliert beschreiben, wo die Schlüsselbox zu finden ist und wie sie zu bedienen ist.]
Zugang zur Wohnung: [Genaue Wegbeschreibung vom Eingang bis zur Wohnung. Müssen mehrere Türen passiert werden?]
WLAN Netzwerk:
[WLAN-Name] Passwort: [WLAN-Passwort]
Kontaktinformationen
Für Rückfragen kannst Du mich gerne jederzeit zwischen [Zeitangabe] unter der [Telefonnummer] erreichen.
Wir freuen uns sehr darauf dich bei uns begrüßen zu dürfen und wünschen die eine gute Anreise!
Herzliche Grüße [Name]
3. Fazit
Ein gutes Template für Check-in-Nachrichten spart Ihnen erheblich Zeit und verbessert die Guest-Journey Ihrer Gäste. Dennoch bleibt es unvermeidbar, für Rückfragen erreichbar zu sein, da sich diese nie vollständig eliminieren lassen. Mit xHeron haben Sie einen zuverlässigen Partner, der die gesamte Guest-Journey Ihrer Gäste übernimmt – von der Buchungsanfrage bis hin zum Check-out. Für weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns gerne oder besuchen Sie unsere Website.
Die Kommunikation mit Gästen ist der Herzschlag des Kurzzeitvermietungsgeschäfts. Gut strukturierte automatisierte Nachrichten sind mehr als nur eine Zeitersparnis – sie sind ein strategisches Instrument zur Steigerung der Gästezufriedenheit und Umsatzoptimierung. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen aus welchen Teilen eine gut strukturierte Check-In Nachricht bestehen sollte, geben Ihnen eine Vorlage die Sie verwenden können und zeigen Ihnen wie man langfristig die Kommunikationspunkte optimiert.
1. Der Aufbau einer Check-In Nachricht
Eine gute Check-In Nachricht besteht aus (1) Begrüßung, (2) Check-In Zeiten & relevante Informationen, (3) Adresse & Anfahrt (4) Detailierte Beschreibung des Zugangs, (5) Zusätzliche Informationen wie z.B. WLAN, (6) Kontaktinformationen
Begrüßung
Begrüßen SIe den Gast und teilen Sie Ihm mit, dass Sie sich auf den bevorstehenden Aufenthalt freuen
Check-In Informationen
Teilen Sie dem Gast mit, ab wann eingecheckt werden kann. An dieser Stelle ist es ebenfalls sinnvoll dem Gast über Parkmöglichkeiten oder Gepäckabgabe zu informieren, sollte das der Fall sein. Zusätzlich können Sie an dieser Stelle auch gut die Zusatzleistung “Early Check-In” anbieten. Sollten Sie über keine eigenen Parkmöglichkeiten, oder Gepäckabgabe Verfügung, stellen Sie dem Gast öffentlich Verfügbare Optionen vor. Beispielsweise kostenfreie Parkplätze oder günstige Parkhäuser in der Nähe. Für kostengünstige Gepäckoptionen können Sie auf Lösungen wie lugaggehero.com oder stasher.com zurückgreifen.
Adresse & Anfahrt
Teilen Sie dem Gast die Adresse und die genaue Anfahrt mit.
Zugangsinformationen
Fehlende oder unvollständige Informationen für den Zugang der Wohnung ist der größte Faktor der zu Unzufriedenheit und zu Rückfragen führt. Daher ist es besonders wichtig, alle relevanten Informationen für den Zugang der Wohnung detailiert aufzuzeigen.
Schlüsselsystem
Teilen Sie dem Gast mit ob der Zugang zum Gebäude und/oder der Wohnung über ein Smart-Lock System oder über eine Keybox erfolgt. Falls Sie mehrere Wohnungen am selben Standort haben, stellen Sie sicher das Sie die Schlüsselboxen mit der jeweiligen Wohnung beschriften.
Teilen Sie dem Gast eine genaue Beschreibung, auf welchen Stockwerk sich die Wohnung befindet, wie das Stockwerk erreicht werden kann und wo die Wohnung im Stockwerk zu finden ist
Achten Sie hierbei darauf, dass die Beschreibung leicht verständlich sind und kein Platz für Interpretationen bietet
WLAN & Zusätzliche Informationen
Teilen Sie dem Gast die WLAN Informationen und weitere Wohnungs-spezifische Informationen die dem Gast helfen könnten. Beispielsweise bzgl. der Ausstattung oder den Geräten in der Wohnung
Kontaktinformationen
Teilen Sie ihre Kontaktinformationen und fordern Sie den Gast auf Sie zu kontaktieren, falls es Fragen geben sollte. Geben Sie hier auch an zu welchen Zeiten Sie erreichbar sind.
2. Nachrichten Vorlage
Liebe(r) [Vorname],
Wir freuen uns dich am [Check-In Datum] in [Ort] bald begrüßen zu dürfen!
Wie versprochen, senden wir Dir alle Informationen, die Du für einen reibungslosen Check-in benötigst.
Check-In
Ab [Check-In] Zeit Uhr kannst Du jederzeit selbst einchecken.
Solltest Du früher einchecken wollen, kannst Du dir gerne einen Early Check-In dazu buchen für [Preis/Stunde].
Bitte kontaktiere uns diesbezüglich über diesen Chat damit wir die Verfügbarkeiten überprüfen können.
Gepäckabgabe
Optional: [Gepäckabgabe vor Ort]
Optional: Leider haben wir keine Möglichkeit das Gepäck entgegenzunehmen. Wir empfehlen aber [LuggageHero/Stasher] zu nutzen. Diese sind überall in der Stadt/Ort verteilt und bieten kostengünstige Möglichkeiten für die Gepäckaaufbewahrung.
Parken
Optional: [Parken Vor Ort]
Optional: Leider haben wir Vor Ort keine Parkplätze die wir Ihnen anbieten können. Sie können jedoch kostenfrei in der [Adresse] & [Anleitung] parken, oder im [Parkhaus] in der [Adresse Parkhaus]
Adresse der Wohnung [Adresse]
Zugang zur Wohnung
Eingang Gebäude:
[Beschreiben, wo sich der Haupteingang befindet]
Stockwerk: [Welches Stockwerk?]
Zugang zum Stockwerk: [Ist ein Aufzug oder Treppenhaus vorhanden?]
Zugang zur Schlüsselbox: [Detailliert beschreiben, wo die Schlüsselbox zu finden ist und wie sie zu bedienen ist.]
Zugang zur Wohnung: [Genaue Wegbeschreibung vom Eingang bis zur Wohnung. Müssen mehrere Türen passiert werden?]
WLAN Netzwerk:
[WLAN-Name] Passwort: [WLAN-Passwort]
Kontaktinformationen
Für Rückfragen kannst Du mich gerne jederzeit zwischen [Zeitangabe] unter der [Telefonnummer] erreichen.
Wir freuen uns sehr darauf dich bei uns begrüßen zu dürfen und wünschen die eine gute Anreise!
Herzliche Grüße [Name]
3. Fazit
Ein gutes Template für Check-in-Nachrichten spart Ihnen erheblich Zeit und verbessert die Guest-Journey Ihrer Gäste. Dennoch bleibt es unvermeidbar, für Rückfragen erreichbar zu sein, da sich diese nie vollständig eliminieren lassen. Mit xHeron haben Sie einen zuverlässigen Partner, der die gesamte Guest-Journey Ihrer Gäste übernimmt – von der Buchungsanfrage bis hin zum Check-out. Für weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns gerne oder besuchen Sie unsere Website.
Die Kommunikation mit Gästen ist der Herzschlag des Kurzzeitvermietungsgeschäfts. Gut strukturierte automatisierte Nachrichten sind mehr als nur eine Zeitersparnis – sie sind ein strategisches Instrument zur Steigerung der Gästezufriedenheit und Umsatzoptimierung. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen aus welchen Teilen eine gut strukturierte Check-In Nachricht bestehen sollte, geben Ihnen eine Vorlage die Sie verwenden können und zeigen Ihnen wie man langfristig die Kommunikationspunkte optimiert.
1. Der Aufbau einer Check-In Nachricht
Eine gute Check-In Nachricht besteht aus (1) Begrüßung, (2) Check-In Zeiten & relevante Informationen, (3) Adresse & Anfahrt (4) Detailierte Beschreibung des Zugangs, (5) Zusätzliche Informationen wie z.B. WLAN, (6) Kontaktinformationen
Begrüßung
Begrüßen SIe den Gast und teilen Sie Ihm mit, dass Sie sich auf den bevorstehenden Aufenthalt freuen
Check-In Informationen
Teilen Sie dem Gast mit, ab wann eingecheckt werden kann. An dieser Stelle ist es ebenfalls sinnvoll dem Gast über Parkmöglichkeiten oder Gepäckabgabe zu informieren, sollte das der Fall sein. Zusätzlich können Sie an dieser Stelle auch gut die Zusatzleistung “Early Check-In” anbieten. Sollten Sie über keine eigenen Parkmöglichkeiten, oder Gepäckabgabe Verfügung, stellen Sie dem Gast öffentlich Verfügbare Optionen vor. Beispielsweise kostenfreie Parkplätze oder günstige Parkhäuser in der Nähe. Für kostengünstige Gepäckoptionen können Sie auf Lösungen wie lugaggehero.com oder stasher.com zurückgreifen.
Adresse & Anfahrt
Teilen Sie dem Gast die Adresse und die genaue Anfahrt mit.
Zugangsinformationen
Fehlende oder unvollständige Informationen für den Zugang der Wohnung ist der größte Faktor der zu Unzufriedenheit und zu Rückfragen führt. Daher ist es besonders wichtig, alle relevanten Informationen für den Zugang der Wohnung detailiert aufzuzeigen.
Schlüsselsystem
Teilen Sie dem Gast mit ob der Zugang zum Gebäude und/oder der Wohnung über ein Smart-Lock System oder über eine Keybox erfolgt. Falls Sie mehrere Wohnungen am selben Standort haben, stellen Sie sicher das Sie die Schlüsselboxen mit der jeweiligen Wohnung beschriften.
Teilen Sie dem Gast eine genaue Beschreibung, auf welchen Stockwerk sich die Wohnung befindet, wie das Stockwerk erreicht werden kann und wo die Wohnung im Stockwerk zu finden ist
Achten Sie hierbei darauf, dass die Beschreibung leicht verständlich sind und kein Platz für Interpretationen bietet
WLAN & Zusätzliche Informationen
Teilen Sie dem Gast die WLAN Informationen und weitere Wohnungs-spezifische Informationen die dem Gast helfen könnten. Beispielsweise bzgl. der Ausstattung oder den Geräten in der Wohnung
Kontaktinformationen
Teilen Sie ihre Kontaktinformationen und fordern Sie den Gast auf Sie zu kontaktieren, falls es Fragen geben sollte. Geben Sie hier auch an zu welchen Zeiten Sie erreichbar sind.
2. Nachrichten Vorlage
Liebe(r) [Vorname],
Wir freuen uns dich am [Check-In Datum] in [Ort] bald begrüßen zu dürfen!
Wie versprochen, senden wir Dir alle Informationen, die Du für einen reibungslosen Check-in benötigst.
Check-In
Ab [Check-In] Zeit Uhr kannst Du jederzeit selbst einchecken.
Solltest Du früher einchecken wollen, kannst Du dir gerne einen Early Check-In dazu buchen für [Preis/Stunde].
Bitte kontaktiere uns diesbezüglich über diesen Chat damit wir die Verfügbarkeiten überprüfen können.
Gepäckabgabe
Optional: [Gepäckabgabe vor Ort]
Optional: Leider haben wir keine Möglichkeit das Gepäck entgegenzunehmen. Wir empfehlen aber [LuggageHero/Stasher] zu nutzen. Diese sind überall in der Stadt/Ort verteilt und bieten kostengünstige Möglichkeiten für die Gepäckaaufbewahrung.
Parken
Optional: [Parken Vor Ort]
Optional: Leider haben wir Vor Ort keine Parkplätze die wir Ihnen anbieten können. Sie können jedoch kostenfrei in der [Adresse] & [Anleitung] parken, oder im [Parkhaus] in der [Adresse Parkhaus]
Adresse der Wohnung [Adresse]
Zugang zur Wohnung
Eingang Gebäude:
[Beschreiben, wo sich der Haupteingang befindet]
Stockwerk: [Welches Stockwerk?]
Zugang zum Stockwerk: [Ist ein Aufzug oder Treppenhaus vorhanden?]
Zugang zur Schlüsselbox: [Detailliert beschreiben, wo die Schlüsselbox zu finden ist und wie sie zu bedienen ist.]
Zugang zur Wohnung: [Genaue Wegbeschreibung vom Eingang bis zur Wohnung. Müssen mehrere Türen passiert werden?]
WLAN Netzwerk:
[WLAN-Name] Passwort: [WLAN-Passwort]
Kontaktinformationen
Für Rückfragen kannst Du mich gerne jederzeit zwischen [Zeitangabe] unter der [Telefonnummer] erreichen.
Wir freuen uns sehr darauf dich bei uns begrüßen zu dürfen und wünschen die eine gute Anreise!
Herzliche Grüße [Name]
3. Fazit
Ein gutes Template für Check-in-Nachrichten spart Ihnen erheblich Zeit und verbessert die Guest-Journey Ihrer Gäste. Dennoch bleibt es unvermeidbar, für Rückfragen erreichbar zu sein, da sich diese nie vollständig eliminieren lassen. Mit xHeron haben Sie einen zuverlässigen Partner, der die gesamte Guest-Journey Ihrer Gäste übernimmt – von der Buchungsanfrage bis hin zum Check-out. Für weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns gerne oder besuchen Sie unsere Website.
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xHeron Solutions GmbH revolutioniert das Gästemanagement für Ferienwohnungen und Boutique-Hotels. Mit KI-gestützter Automatisierung und muttersprachlichen Mitarbeitern bietet xHeron maßgeschneiderte Lösungen, die Gastgebern helfen, außergewöhnliche Gästeerlebnisse zu schaffen.
