Die Kommunikation mit Gästen ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg im Kurzzeitvermietungsmarkt. Gut strukturierte automatisierte Nachrichten können Gastgeber nicht nur bis zu 20% ihrer wöchentlichen Arbeitszeit einsparen, sondern auch die Gästezufriedenheit steigern und langfristig den Umsatz erhöhen.

Die Gästereise und ihre Touchpoints

Eine erfolgreiche Gästekommunikation begleitet den Gast durch alle Phasen seines Aufenthalts. Hier sind die wichtigsten Kommunikationspunkte:

1. Buchungsbestätigung

Zeitpunkt: Unmittelbar nach der Buchung

Die automatisierte Buchungsbestätigung ist der erste Kontaktpunkt und sollte folgende Kerninformationen enthalten:

• Personalisierte Begrüßung mit dem Namen des Gastes

• Vollständige Buchungsdetails (Zeitraum, Anzahl der Gäste)

• Eindeutige Buchungs-ID

• Exakte Adresse und Namen der Ferienwohnung

• Präzise Check-In- und Check-Out-Zeiten

• Direktkontakt des Gastgebers

• Vorschau auf die nächste Kommunikation

Zusätzlich können Sie optionale Services wie Early Check-In, Late Check-Out oder Parkplatzreservierungen hervorheben.

2. Anreiseinformationen (Check-In)

Zeitpunkt: Mindestens 48 Stunden vor Anreise

Eine umfassende Check-In-Nachricht sollte Gästen alle notwendigen Informationen für eine reibungslose Ankunft bieten:

• Detaillierte und GPS-freundliche Wegbeschreibung

• Konkrete Parkplatzsituation und Empfehlungen

• Präzise Erklärung des Schlüsselaustauschs (Schlüsseltresor, Smart-Lock)

• Besondere Hinweise zur Anfahrt (z.B. enge Straßen, Baustellen)

• Proaktive Einladung, Rückfragen zu stellen

• Hinweis das gegebenenfalls ein Online Check-In durchgeführt werden muss

3. Während des Aufenthalts

Zeitpunkt: 2 Tage nach Anreise (bei Aufenthalten über 3 Tage)

Zeigen Sie Fürsorge und Aufmerksamkeit:

• Freundliche Erkundigung nach dem Wohlbefinden

• Diskrete Erinnerung an Hausregeln (z.B. Mülltrennung)

• Angebot zusätzlicher Hilfestellungen oder Empfehlungen

4. Vor der Abreise

Zeitpunkt: 1 Tag vor Check-Out

Bereiten Sie den reibungslosen Auszug vor:

• Freundliche Erinnerung an den bevorstehenden Check-Out

• Kurze, klare Checkliste für den Auszug

• Vorausschauender Dank für den Aufenthalt

5. Nach der Abreise

Zeitpunkt: 1-3 Stunden nach Check-Out

Pflegen Sie die Kundenbeziehung:

• Herzliche Verabschiedung und gute Heimreise

• Aufrichtiger Dank für den Besuch

• Exklusive Rabatte oder Angebote für Wiederholungsgäste

• Freundliche Bitte um Bewertung

Fazit

Die Anreiseinformationen und die Nachricht nach der Abreise sind die kritischsten Kommunikationspunkte. Sie optimieren nicht nur den Aufenthalt, sondern verwandeln einmalige Besucher in treue Stammgäste. Nutzen Sie unsere Ressourcen, um Ihr Gästeerlebnis zu perfektionieren und Ihren Erfolg im Kurzzeitvermietungsmarkt kontinuierlich zu steigern!